1. Qui est responsable du traitement de vos données ?
Le responsable du traitement est :
Centre scolaire Saint-Remacle
Avenue Ferdinand Nicolay, 35
4970 Stavelot
Belgique
Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données — DPO — à l’adresse suivante :
Le Centre scolaire Saint-Remacle est responsable du traitement des données collectées via ce formulaire, c’est-à-dire qu’il détermine les finalités et les moyens du traitement.
2. Pourquoi collectons-nous vos données ?
Les données renseignées dans ce formulaire sont collectées afin de constituer et de tenir à jour un fichier des anciens élèves du Collège Saint-Remacle.
Ce fichier a pour finalités :
- de maintenir un lien entre le Centre scolaire Saint-Remacle et ses anciens élèves ;
- de permettre l’organisation et la gestion d’activités destinées aux anciens ;
- d’envoyer par e-mail des informations relatives aux repas, rencontres, activités et événements des anciens ;
- d’envoyer, de manière plus occasionnelle, des communications relatives aux événements du Centre scolaire Saint-Remacle ;
- de constituer un annuaire interne des anciens élèves, non accessible publiquement.
Les données ne seront pas utilisées pour publier publiquement votre parcours, votre métier ou votre témoignage sans demande de consentement séparée.
3. Quelles données sont collectées ?
Les données collectées via ce formulaire sont les suivantes :
- prénom ;
- nom ;
- adresse e-mail ;
- études ou formation suivies ;
- métier actuel ;
- adresse IP utilisée lors de l’envoi du formulaire.
L’adresse IP est collectée afin d’assurer la sécurité du formulaire, de limiter les abus éventuels et de conserver une trace technique de l’envoi du formulaire et du consentement donné.
Ces informations permettent d’identifier les anciens élèves, de maintenir un contact avec eux et de mieux connaître leur parcours après leur passage au Collège Saint-Remacle.
Aucune donnée sensible au sens du RGPD n’est demandée dans ce formulaire.
4. Quelle est la base légale du traitement ?
Le traitement repose sur votre consentement.
En cochant la case prévue à cet effet lors de l’envoi du formulaire, vous acceptez que le Centre scolaire Saint-Remacle traite les données communiquées pour les finalités décrites dans la présente notice.
Le RGPD prévoit que la personne concernée doit recevoir, au moment de la collecte, des informations sur l’identité du responsable du traitement, les finalités, la base juridique, les destinataires, la durée de conservation et ses droits.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans devoir justifier votre décision. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
5. Le formulaire est-il obligatoire ?
Non. Le fait de compléter ce formulaire est entièrement volontaire.
Si vous ne complétez pas le formulaire ou si vous ne donnez pas votre consentement, vous ne serez pas inscrit dans le fichier des anciens élèves et vous ne recevrez pas les communications liées aux activités des anciens.
Cela n’aura aucune autre conséquence sur votre situation vis-à-vis du Centre scolaire Saint-Remacle.
6. Qui peut accéder à vos données ?
Les données collectées sont accessibles uniquement aux personnes ou structures qui en ont besoin dans le cadre des finalités décrites ci-dessus.
Peuvent notamment y avoir accès :
- les personnes habilitées au sein du Centre scolaire Saint-Remacle ;
- la direction ou les services administratifs concernés ;
- les personnes chargées de la communication ou de l’organisation des activités des anciens ;
- le service informatique, uniquement pour des besoins techniques ou de maintenance ;
- le DPO, en cas de demande relative à la protection des données ;
- l’association des anciens, uniquement dans le cadre de la gestion des anciens élèves, de l’annuaire interne et de l’organisation des activités destinées aux anciens.
Les données ne seront ni vendues, ni cédées à des tiers commerciaux.
7. Les données sont-elles publiées publiquement ?
Non. Les données collectées ne seront pas publiées publiquement.
Elles pourront être reprises dans un annuaire interne des anciens élèves, accessible uniquement aux personnes ou structures habilitées dans le cadre des finalités décrites.
Toute publication publique d’informations relatives à votre parcours, votre métier, votre témoignage ou votre image fera l’objet d’une demande de consentement séparée.
8. Quels outils techniques sont utilisés ?
Le formulaire est intégré au site WordPress du Centre scolaire Saint-Remacle :
https://saintremaclestavelot.be/
Le site est hébergé en France auprès d’OVHCloud.
Les réponses sont, dans un premier temps, stockées sur le site hébergé chez OVHCloud. À terme, elles pourront être transférées ou centralisées sur un serveur interne de l’école ou dans l’environnement Microsoft utilisé par le Centre scolaire Saint-Remacle, notamment OneDrive.
Les communications par e-mail seront envoyées au moyen de Microsoft Exchange.
Ces prestataires ou outils techniques interviennent uniquement pour permettre l’hébergement du formulaire, le stockage des réponses, la gestion technique du fichier et l’envoi des communications prévues.
9. Les données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?
Le formulaire est hébergé en France auprès d’OVHCloud, donc au sein de l’Union européenne.
Les données peuvent également être traitées dans l’environnement Microsoft utilisé par le Centre scolaire Saint-Remacle, notamment pour le stockage ou l’envoi d’e-mails via Microsoft Exchange.
Si un traitement devait impliquer un accès ou un transfert vers un pays situé en dehors de l’Union européenne, le Centre scolaire Saint-Remacle veillerait à ce que des garanties appropriées soient mises en place conformément au RGPD.
10. Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les données sont conservées tant que vous souhaitez rester inscrit dans le fichier des anciens élèves du Collège Saint-Remacle.
Un rappel ou une vérification pourra être effectué tous les 5 ans afin de confirmer que vous souhaitez toujours rester inscrit et recevoir les communications liées aux anciens.
Les données pourront être supprimées dans les cas suivants :
- retrait de votre consentement ;
- demande d’effacement de votre part ;
- arrêt du fichier des anciens ;
- disparition de la finalité justifiant la conservation ;
- absence de réponse à une demande de confirmation périodique.
Le RGPD prévoit que les personnes doivent être informées de la durée de conservation ou, lorsque ce n’est pas possible, des critères utilisés pour déterminer cette durée.
11. Comment retirer votre consentement ?
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment :
- en contactant le DPO du Centre scolaire Saint-Remacle à l’adresse dpo@cssr.be ;
- ou, lorsqu’un lien de désinscription est prévu dans les e-mails envoyés, en utilisant ce lien.
Après le retrait de votre consentement, vos données ne seront plus utilisées pour l’envoi de communications liées aux anciens ou aux événements du Centre scolaire Saint-Remacle.
L’Autorité de protection des données belge rappelle que, lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci doit pouvoir être retiré facilement et sans frais, notamment dans un contexte de communication ou marketing direct.
12. Quels sont vos droits ?
Conformément au RGPD, vous disposez notamment des droits suivants :
- droit d’accès à vos données ;
- droit de rectification si vos données sont inexactes ou incomplètes ;
- droit à l’effacement de vos données ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit de retirer votre consentement à tout moment ;
- droit à la portabilité de vos données, lorsque ce droit est applicable ;
- droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.
Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le DPO du Centre scolaire Saint-Remacle :
Une preuve d’identité pourra être demandée uniquement si cela est nécessaire pour confirmer votre identité et éviter qu’une personne non autorisée n’exerce vos droits à votre place.
13. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle
Si vous estimez que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be
14. Sécurité des données
Le Centre scolaire Saint-Remacle met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données collectées contre l’accès non autorisé, la perte, l’utilisation abusive, la modification ou la divulgation non autorisée.
L’accès aux données est limité aux personnes et structures qui en ont besoin dans le cadre des finalités décrites dans la présente notice.
Les données stockées sur le site WordPress, chez OVHCloud, sur les serveurs de l’école ou dans l’environnement Microsoft font l’objet de mesures de sécurité adaptées aux outils utilisés.
15. Modification de la présente notice
La présente notice peut être modifiée afin de tenir compte d’éventuelles évolutions du formulaire, des outils utilisés, de l’organisation du fichier des anciens ou des obligations légales applicables.
En cas de modification importante concernant l’utilisation de vos données, une information appropriée sera communiquée aux personnes concernées.
